Gestión de los Recursos Humanos del proyecto

 


 

La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto avanza. Los miembros del equipo del proyecto también pueden denominarse personal del proyecto. Si bien se asignan roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo del proyecto, la participación de todos los miembros en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto puede resultar beneficiosa. La intervención y la participación tempranas de los miembros del equipo les aportan su experiencia profesional durante el proceso de planificación y fortalecen su compromiso con el proyecto.

El Gráfico 1 proporciona un panorama general de los procesos de Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, a saber:

Gráfico 1. Panorama General de la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

                                       
                                         * Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal. La planificación de los recursos humanos se utiliza para determinar e identificar aquellos recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el éxito del proyecto. El plan de recursos humanos documenta los roles y responsabilidades dentro del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan para la dirección de personal, incluyendo el cronograma para la adquisición y posterior liberación del personal. También puede incluir la identificación de necesidades de capacitación, las estrategias para fomentar el espíritu de equipo, los planes de reconocimiento y los programas de recompensas, las consideraciones en torno al cumplimiento, los asuntos relacionados con la seguridad y el impacto del plan para la dirección de personal a nivel de la organización.

 

Debe prestarse una atención especial a la disponibilidad de, o competencia por, recursos humanos escasos o limitados. Los roles dentro del proyecto pueden designarse para personas o grupos. Tales personas o grupos pueden pertenecer o no a la organización que lleva a cabo el proyecto. Es posible que otros equipos de proyecto necesiten recursos con las mismas competencias o habilidades. Dados estos factores, los costos, cronogramas, riesgos, calidad y otras áreas del proyecto pueden verse afectados considerablemente. Una planificación eficaz de los recursos humanos debería considerar y prever estos factores, y desarrollar opciones relativas a los recursos humanos.

Gráfico 2. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y

Salidas

ENTRADAS

.1 Requisitos de Recursos de la Actividad
.2 Factores Ambientales de la Empresa

.3 Activos de los Procesos de la Organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

.1 Organigramas y Descripciones de Cargos
   (Diagramas jerárquicos,diagramas matriciales,formatos tipo texto,etc)
.2 Creación de Relaciones de Trabajo
.3 Teoría de la Organización

SALIDAS
1. Plan de Recursos Humanos   
(roles y responsabilidades,organigramas del proyecto,plan para la dirección de personal)

Gráfico 3. Formatos de Definición de Roles y Responsabilidades

Gráfico 4. Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM) usando un Formato RACI

Gráfico 5. Ejemplo de Histograma de Recursos

 

                                                     * Adquirir el Equipo del Proyecto

Es el proceso por el cual se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.El equipo de dirección del proyecto puede o no tener control directo sobre la selección de los miembros del equipo, debido a contratos colectivos de trabajo, al uso de personal subcontratado, a un ambiente de proyecto de tipo matricial, a las relaciones de comunicación interna o externa, entre una variedad de motivos.
Es importante que los siguientes factores se tengan en cuenta durante el proceso Adquirir el Equipo del Proyecto:

 

   -El director del proyecto o el equipo de dirección del proyecto debe negociar con eficacia e influir sobre las personas que se encuentran en posición de suministrar los recursos humanos requeridos para el proyecto.

  -El hecho de no adquirir los recursos humanos necesarios para el proyecto puede impactar en los cronogramas, los presupuestos, la satisfacción del cliente, la calidad y los riesgos. Esto podría disminuir la probabilidad de éxito y, en última instancia, provocar la cancelación del proyecto.

Si los recursos humanos no están disponibles debido a restricciones, factores económicos o asignaciones previas a otros proyectos, puede ser necesario que el director del proyecto o el equipo del proyecto asigne recursos alternativos, probablemente con competencias inferiores, siempre y cuando no se infrinjan criterios legales, normativos, obligatorios o de otro tipo específico.

Estos factores deben ser considerados y planificados en la etapa de planificación del proyecto. Se requerirá que el director del proyecto o el equipo de dirección del proyecto refleje el impacto de la no disponibilidad de recursos humanos necesarios en el cronograma, presupuesto, riesgos, calidad y planes de capacitación del proyecto, así como en los demás planes para la dirección del mismo según resulte necesario.

Gráfico 6. Adquirir el Equipo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

ENTRADAS

.1 Plan para la Dirección del Proyecto

.2 Factores Ambientales de la Empresa
.3 Activos de los Procesos de la Organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Asignación Previa

.2 Negociación
.3 Adquisición
.4 Equipos Virtuales

SALIDAS
.1 Asignaciones del Personal del Proyecto
.2 Calendarios de Recursos
.3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 

                                                * Desarrollar el Equipo del Proyecto

Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. Los directores del proyecto deben adquirir las habilidades necesarias para identificar, conformar, mantener, motivar, liderar e inspirar a los equipos para que logren un alto desempeño y alcancen los objetivos del proyecto.

El trabajo en equipo es un factor crucial para el éxito del proyecto, y desarrollar equipos del proyecto eficaces es una de las responsabilidades fundamentales del director del proyecto.

Los directores del proyecto deben crear un ambiente que facilite el trabajo en equipo. Deben motivar constantemente a su equipo mediante desafíos y oportunidades, suministrándole retroalimentación y respaldo de manera oportuna, según sea necesario, y a través del reconocimiento y la recompensa al buen desempeño. El alto desempeño del equipo puede lograrse mediante una comunicación eficaz y abierta, el desarrollo de la confianza entre los miembros del equipo, la gestión de conflictos de manera constructiva y el fomento de una toma de decisiones y una resolución de problemas en conjunto. El director del proyecto debe solicitar apoyo por parte de la dirección y/o influir en los interesados apropiados a fin de adquirir los recursos necesarios para desarrollar equipos del proyecto eficaces.

 

Desarrollar el Equipo del Proyecto mejora las habilidades de las personas, sus competencias técnicas, el ambiente general del equipo y el desempeño del proyecto. Esto requiere una comunicación clara, oportuna, eficiente y eficaz entre los miembros del equipo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Entre los objetivos de desarrollo de un equipo del proyecto, se incluyen:

  - Mejorar el conocimiento y las habilidades de los miembros del equipo a fin de aumentar su capacidad de completar los entregables del proyecto, a la vez que se disminuyen los costos, se reducen los cronogramas y se mejora la calidad.

  -Mejorar los sentimientos de confianza y cohesión entre los miembros del equipo a fin de elevar la moral, disminuir los conflictos y fomentar el trabajo en equipo.

  - Crear una cultura de equipo dinámico y cohesivo para mejorar la productividad tanto individual como grupal, el espíritu de equipo y la cooperación, y para permitir la capacitación interdisciplinaria y la tutoría entre los miembros del equipo a fin de intercambiar conocimientos y experiencias.

Gráfico 7. Desarrollar el Equipo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

ENTRADAS

.1 Asignaciones del Personal del Proyecto.

2 Plan para la Dirección del Proyecto
.3 Calendarios de Recursos

 

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

.1 Habilidades Interpersonales
.2 Capacitación
.3 Actividades de Desarrollo del Espíritu de Equipo
.4 Reglas Básicas
.5 Reubicación
.6 Reconocimiento y Recompensas

SALIDAS
.1 Evaluaciones del Desempeño del Equipo
.2 Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa
  



                                                    
                                                      * Dirigir el Equipo del Proyecto

Es el proceso que consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.

Gráfico 8. Dirigir el Equipo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

ENTRADAS

.1 Asignaciones del Personal del Proyecto
.2 Plan para la Dirección del Proyecto
.3 Evaluaciones del Desempeño del Equipo
.4 Informes de Desempeño
.5 Activos de los Procesos de la Organización

 

 

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

.1 Observación y Conversación
.2 Evaluaciones del Desempeño del Proyecto
.3 Gestión de Conflictos
.4 Registro de Asuntos
.5 Habilidades Interpersonales
    (liderazgo,influencia,toma de decisiones eficaz,etc)

SALIDAS
.1 Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa

.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

.3 Solicitudes de Cambio
.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

 

 

El equipo de dirección del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es responsable de las actividades de liderazgo y dirección del proyecto, tales como iniciar,planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar las diversas fases del proyecto. Este grupo puede denominarse también equipo central, equipo ejecutivo o equipo líder. Para proyectos más pequeños, las responsabilidades de la dirección de proyectos pueden ser compartidas por todo el equipo o administradas únicamente por el director del proyecto. El patrocinador del proyecto trabaja con el equipo de dirección del proyecto, colaborando generalmente en asuntos tales como el financiamiento del proyecto, aclarando cuestiones referidas al alcance,monitoreando el avance y ejerciendo influencia sobre otros interesados para beneficio del proyecto.

Dirigir y liderar el equipo del proyecto también incluye, entre otros aspectos:

  - Influenciar el equipo del proyecto. Estar atento a los factores de recursos humanos que podrían tener un impacto en el proyecto e influenciarlos cuando sea posible. Esto incluye el ambiente de equipo, la ubicación geográfica de los miembros del equipo, la comunicación entre los interesados, las políticas internas y externas, los asuntos de índole cultural, la singularidad de la organización y otros factores humanos que podrían alterar el desempeño del proyecto.

  - Comportamiento profesional y ético. El equipo de dirección del proyecto debe estar atento a que todos los miembros del equipo adopten un comportamiento ético, suscribirse a ello y asegurarse de que así sea.