La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo.
El Gráfico 1 proporciona un panorama general de los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto, a saber:
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| Gráfico 1. Panorama General de la Gestión del Tiempo del Proyecto |
El Gráfico 2 proporciona un panorama general de la planificación, que muestra la manera en que la metodología de planificación, la herramienta de planificación y las salidas de los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto interactúan para crear un cronograma del proyecto.
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| Gráfico 2. Panorama General de la Planificación |
* Definir las Actividades
Es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. El proceso Crear la EDT identifica los entregables en el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo (EDT), denominado paquetes de trabajo. Los paquetes de trabajo del proyecto se descomponen normalmente en componentes más pequeños llamados actividades, que representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo. Las actividades proporcionan una base para la estimación, planificación, ejecución, seguimiento y control del trabajo del proyecto. La definición y la planificación de las actividades del cronograma están implícitas en este proceso, de modo que se cumplan los objetivos del proyecto.
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| Gráfico 3. Definir las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas |
ENTRADAS
.1 Línea Base del Alcance
.2 Factores Ambientales de la Empresa
.3 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Descomposición
.2 Planificación Gradual
.3 Plantillas
.4 Juicio de Expertos
SALIDAS
.1 Lista de Actividades
.2 Atributos de la Actividad
.3 Lista de Hitos
* Secuenciar las Actividades
Es el proceso que consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del proyecto. La secuencia de actividades se establece mediante relaciones lógicas. Cada actividad e hito, a excepción del primero y del último, se conecta con al menos un predecesor y un sucesor. Puede ser necesario incluir adelantos o retrasos entre las actividades para poder sustentar un cronograma del proyecto realista y viable. La secuencia puede establecerse utilizando un software de gestión de proyectos o empleando técnicas manuales o automatizadas.
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| Gráfico 4. Secuenciar las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas |
ENTRADAS
.1 Lista de Actividades
.2 Atributos de la Actividad
.3 Lista de Hitos
.4 Declaración del Alcance del Proyecto
.5 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
.2 Determinación de Dependencias
Para definir la secuencia entre las actividades, se emplean tres tipos de dependencias:
- Dependencias obligatorias
- Dependencias discrecionales.
- Dependencias externas.
.3 Aplicación de Adelantos y Retrasos
.4 Plantillas de Red del Cronograma
SALIDAS
.1 Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
* Estimar los Recursos de las Actividades
Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. El proceso Estimar los Recursos de las Actividades está estrechamente coordinado con el proceso Estimar los Costos.Por ejemplo:
-- El equipo de un proyecto de construcción necesitará familiarizarse con los códigos de edificación locales. A menudo, es posible acceder fácilmente a este conocimiento a través de los proveedores locales. Sin embargo, si la mano de obra local carece de la experiencia en el uso de técnicas de construcción inusuales o especializadas, el costo adicional de la contratación de un consultor puede ser la manera más efectiva de asegurar el conocimiento de los códigos de edificación locales.
--Un equipo de diseño de un automóvil necesitará familiarizarse con las técnicas de ensamblado automatizado más recientes. El conocimiento requerido puede obtenerse mediante la contratación de un consultor, el envío de un diseñador a un seminario de robótica o la incorporación de alguna persona del departamento de producción al equipo del proyecto.
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Gráfico 5. Estimar los Recursos de las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y
Salidas
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ENTRADAS
.1 Lista de Actividades
.2 Atributos de la Actividad
.3 Calendarios de Recursos
.4 Factores Ambientales de la Empresa
.5 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
.2 Análisis de Alternativas
.3 Datos de Estimación Publicados
.4 Estimación Ascendente
.5 Software de Gestión de Proyectos
SALIDAS
.1 Requisitos de Recursos de la Actividad
.2 Estructura de Desglose de Recursos
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
* Estimar la Duración de las Actividades
Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados. La estimación de la duración de las actividades utiliza información sobre el alcance del trabajo de la actividad, los tipos de recursos necesarios, las cantidades estimadas de los mismos y sus calendarios de utilización. Las entradas para los estimados de la duración de las actividades surgen de la persona o grupo del equipo del proyecto que esté más familiarizado con la naturaleza del trabajo en la actividad específica. El estimado de la duración se elabora de manera gradual, y el proceso evalúa la calidad y disponibilidad de los datos de entrada. Por ejemplo, conforme va evolucionando el trabajo de ingeniería y diseño del proyecto, se dispone de datos más detallados y precisos, lo cual mejora la exactitud de los estimados de la duración. Por lo tanto, puede suponerse que el estimado de la duración será cada vez más preciso y de mejor calidad.
El proceso Estimar la Duración de las Actividades requiere que se estime la cantidad de esfuerzo de trabajo requerido y la cantidad de recursos para completar la actividad; esto permite determinar la cantidad de periodos de trabajo (duración de la actividad) necesarios para completar la actividad. Se documentan todos los datos y supuestos que respaldan el estimado de la duración para cada estimado de duración de la actividad.
La mayor parte del software de gestión de proyectos para planificación manejará esta situación mediante el calendario del proyecto y los calendarios de recursos de periodos de trabajo alternativos que, por lo general, se identifican por los recursos que requieren periodos de trabajo específicos. Además de la lógica de secuencia, las actividades se realizarán de acuerdo con el calendario del proyecto y los calendarios de recursos correspondientes.
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Gráfico 6. Estimar la Duración de las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y
Salidas
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ENTRADAS
.1 Lista de Actividades
.2 Atributos de la Actividad
.3 Requisitos de Recursos de la Actividad
.4 Calendarios de Recursos
.5 Declaración del Alcance del Proyecto
.6 Factores Ambientales de la Empresa
.7 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
.2 Estimación Análoga
.3 Estimación Paramétrica
.4 Estimación por Tres Valores
. 5 Análisis de Reserva
SALIDAS
.1 Estimados de la Duración de la Actividad
.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
* Desarrollar el Cronograma
Es el proceso que consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.
La incorporación de las actividades, duraciones y recursos a la herramienta de planificación genera un cronograma con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto. A menudo, el desarrollo de un cronograma aceptable del proyecto es un proceso iterativo que determina las fechas de inicio y finalización planificadas para las actividades del proyecto y los hitos. El desarrollo del cronograma puede requerir el repaso y revisión de los estimados de la duración y de los recursos para crear un cronograma de proyecto aprobado que pueda servir como línea base con respecto a la cual se pueda medir el avance. La revisión y el mantenimiento de un cronograma realista continúan a lo largo del proyecto conforme el trabajo avanza, el plan para la dirección del proyecto cambia y la naturaleza de los eventos de riesgo evoluciona.
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| Gráfico 7. Desarrollar el Cronograma: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas |
.1 Lista de Actividades
.2 Atributos de la Actividad
.3 Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
.4 Requisitos de Recursos de la Actividad
.5 Calendarios de Recursos
.6 Estimados de la Duración de la Actividad
.7 Declaración del Alcance del Proyecto
.8 Factores Ambientales de la Empresa
.9 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Análisis de la Red del Cronograma
.2 Método de la Ruta Crítica
.3 Método de la Cadena Crítica
.4 Nivelación de Recursos
.5 Análisis “¿Qué pasa si…?”
.6 Aplicación de Adelantos y Retrasos
.7 Compresión del Cronograma
.8 Herramienta de Planificación
.8 Herramienta de Planificación
SALIDAS
.1 Cronograma del Proyecto
El cronograma del proyecto debe contener, como mínimo, una fecha de inicio y una fecha de finalización programadas para cada actividad. Si la planificación de recursos se realiza en una etapa temprana, entonces el cronograma mantendrá su carácter preliminar hasta que se hayan confirmado las asignaciones de recursos y se hayan establecido las fechas de inicio y finalización planificadas. También puede desarrollarse un cronograma planificado del proyecto con fechas de inicio y finalización objetivo definidas para cada actividad. El cronograma del proyecto puede presentarse en forma de resumen,denominado a veces cronograma maestro o cronograma de hitos, o presentarse en forma detallada. Aunque el cronograma del proyecto puede tener forma de tabla, se presenta más a menudo en forma gráfica, utilizando uno o más de los siguientes formatos:
- Diagrama de hitos
- Diagrama de barras
- Diagramas de red del cronograma del proyecto
.2 Línea base del Cronograma
.3 Datos del Cronograma
.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
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| Gráfico 8. Cronograma de Proyecto—Ejemplos Gráficos |
* Controlar el Cronograma
* determinar el estado actual del cronograma del proyecto
* influir en los factores que generan cambios en el cronograma
* determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado
* gestionar los cambios reales conforme suceden |
Gráfico 9. Panorama General del Proceso Controlar el Cronograma: Entradas, Herramientas
y Técnicas, y Salidas
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ENTRADAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto
.2 Cronograma del Proyecto
.3 Información sobre el Desempeño del Trabajo
.4 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Revisiones del Desempeño
.2 Análisis de Variación
.3 Software de Gestión de Proyectos
.4 Nivelación de Recursos
.5 Análisis “¿Qué pasa si…?”
.6 Ajuste de Adelantos y Retrasos
.7 Compresión del Cronograma
.8 Herramienta de Planificación
SALIDAS
.1 Mediciones del Desempeño del Trabajo
.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
.3 Solicitudes de Cambio
.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen:
- Datos del cronograma.
- Cronograma del proyecto.
Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de un grupo o persona. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases.
En el caso de algunos proyectos, especialmente los de menor alcance, la definición de las actividades, el establecimiento de su secuencia, la estimación de sus recursos, la estimación de su duración y el desarrollo del cronograma son procesos tan estrechamente vinculados que son vistos como un proceso único que puede realizar una sola persona en un periodo relativamente corto.
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