La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación,consolidación, articulación, así como las acciones integradoras que son cruciales para la terminación del proyecto, la gestión exitosa de las expectativas de los interesados y el cumplimiento de los requisitos. La gestión de la integración del proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas, y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos. Los procesos de dirección de proyectos son normalmente presentados como procesos diferenciados con interfaces definidas, aunque en la práctica se superponen e interactúan de formas que no pueden detallarse totalmente en la Guía del PMBOK®.
El Gráfico 1 brinda una descripción general de los procesos de Gestión de la Integración del Proyecto, a saber:
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| Gráfico 1. Descripción General de la Gestión de la Integración del Proyecto |
* Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. Establece una relación de cooperación entre la organización ejecutante y la organización solicitante (o cliente, en el caso de proyectos externos). El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de constitución del proyecto aprobada. Se selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto como sea posible, de preferencia durante la elaboración del acta de constitución del proyecto, pero siempre antes de comenzar la planificación. Se recomienda que el director del proyecto participe en la elaboración del acta de constitución del proyecto, ya que ésta le otorga la autoridad para asignar los recursos a las actividades del proyecto.
Los proyectos son autorizados por alguien externo al proyecto, tal como un patrocinador, una oficina de dirección de proyectos (PMO) o un comité ejecutivo del portafolio. El iniciador del proyecto o el patrocinador debe encontrarse a un nivel apropiado para financiar el proyecto. Cualquiera de ellos elaborará el acta de constitución del proyecto o delegará esta tarea al director del proyecto. El proyecto queda autorizado con la firma del iniciador en el acta. Los proyectos se autorizan en función de necesidades internas de la empresa o de influencias externas. Esto normalmente desencadena la realización de un análisis de necesidades, de un caso de negocio o la descripción de la situación que el proyecto abordará.
La elaboración del acta de constitución de un proyecto vincula el proyecto en cuestión con la estrategia y el trabajo en curso de la organización.
El Gráfico 2 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas de este proceso.
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Gráfico 2. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas, Herramientas y
Técnicas, y Salidas
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ENTRADAS
.1 Enunciado del Trabajo del Proyecto
.2 Caso de Negocio
.3 Contrato
.4 Factores Ambientales de la Empresa
.5 Activos de los Procesos de la Organización
.2 Caso de Negocio
.3 Contrato
.4 Factores Ambientales de la Empresa
.5 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
SALIDAS
.1 Acta de Constitución del Proyecto
El acta de constitución del proyecto documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar, como por ejemplo:
- el propósito o la justificación del proyecto
- los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito relacionados
- los requisitos de alto nivel
- la descripción del proyecto de alto nivel
- los riesgos de alto nivel
- un resumen del cronograma de hitos
- un resumen del presupuesto
- los requisitos de aprobación del proyecto (qué constituye el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto es exitoso y quién firma la aprobación del proyecto)
- el director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad
- el nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto
* Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la dirección del proyecto variará en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto. El plan para la dirección del proyecto se desarrolla a través de una serie de procesos integrados hasta llegar al cierre del proyecto.
Este proceso da lugar a un plan para la dirección del proyecto que se elabora gradualmente por medio de actualizaciones, y se controla y se aprueba a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
El Gráfico 3 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas de este proceso.
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Gráfico 3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Entradas, Herramientas y
Técnicas, y Salidas
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ENTRADAS
.1 Acta de Constitución del Proyecto.2 Salidas de los Procesos de Planificación
.3 Factores Ambientales de la Empresa
.4 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
SALIDAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto
* Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.
Estas actividades abarcan, entre otras:
- realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del proyecto
- crear los entregables del proyecto
- reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo asignado al proyecto
- obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluyendo materiales, herramientas, equipos e instalaciones
- implementar los métodos y normas planificados
- establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto, tanto externos como internos al equipo del proyecto
- generar los datos del proyecto, tales como costo, cronograma, avance técnico y de calidad y el estado, a fin de facilitar las proyecciones
- emitir las solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al alcance, a los planes y al entorno del proyecto
- gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los mismos
- gestionar a los vendedores y proveedores
- recopilar y documentar las lecciones aprendidas e implementar las actividades aprobadas de mejora del proceso.
El director del proyecto, junto con el equipo de dirección del proyecto, dirige el desempeño de las actividades planificadas del proyecto y gestiona las diversas interfaces técnicas y organizacionales que existen dentro del proyecto.
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Gráfico 4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas,
y Salidas
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ENTRADAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto.2 Solicitudes de Cambio Aprobadas
.3 Factores Ambientales de la Empresa
.4 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
.2 Sistema de Información para la Dirección de Proyectos
SALIDAS
.1 Entregables
Un entregable aprobado es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.
.3 Solicitudes de Cambio
.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
* Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Es el proceso que consiste en monitorear, revisar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.
El proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:
- comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del proyecto;
- evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva y para recomendar aquéllas que se consideran pertinentes.
- identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos.
- mantener, durante la ejecución del proyecto, una base de información precisa y oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y su documentación relacionada.
- proporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, la medición del avance y las proyecciones.
- proporcionar proyecciones que permitan actualizar la información relativa al costo y al cronograma actuales.
- monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se produzcan.
El Gráfico 5 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas de este proceso.
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Gráfico 5. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Entradas, Herramientas y
Técnicas, y Salidas
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ENTRADAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto
.2 Informes de Desempeño
.3 Factores Ambientales de la Empresa
.4 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
.1 Plan para la Dirección del Proyecto
.2 Informes de Desempeño
.3 Factores Ambientales de la Empresa
.4 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
SALIDAS
.1 Solicitudes de Cambio
.2 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
* Realizar el Control Integrado de Cambios
Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organización, en los documentos del proyecto y en el plan para la dirección del proyecto. El proceso Realizar el Control Integrado de Cambios interviene desde el inicio del proyecto hasta su terminación. El plan para la dirección del proyecto, la declaración del alcance del proyecto y otros entregables se mantienen actualizados por medio de una gestión rigurosa y continua de los cambios, ya sea rechazándolos o aprobándolos, de manera tal que se asegure que sólo los cambios aprobados se incorporen a una línea base revisada.
El proceso Realizar el Control Integrado de Cambios comprende las siguientes actividades de gestión de cambios, cuyo nivel de detalle difiere en función del estado de avance del proyecto:
- influir en los factores que eluden el control integrado de cambios, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados.
- revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rápida, lo cual es esencial, ya que una decisión tardía puede influir negativamente en el tiempo, el costo o la viabilidad de un cambio.
- gestionar los cambios aprobados.
- mantener la integridad de las líneas base, incorporando al plan para la dirección del proyecto y a los documentos del proyecto únicamente los cambios aprobados.
- revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas recomendadas.
- coordinar los cambios a través de todo el proyecto (por ejemplo, un cambio propuesto en el cronograma a menudo influirá en el costo, el riesgo, la calidad y los recursos humanos).
- documentar el impacto total de las solicitudes de cambio.
Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios. Aunque los cambios pueden iniciarse verbalmente, siempre deben registrarse por escrito e ingresarse al sistema de gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la configuración. Las solicitudes de cambio están sujetas a los procesos especificados en los sistemas de control de cambios y de la configuración. Estos procesos de solicitud de cambios pueden requerir información sobre los impactos en el tiempo y costo estimados.
El Gráfico 6 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas de este proceso.
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Gráfico 6. Realizar el Control Integrado de Cambios: Entradas, Herramientas y Técnicas, y
Salidas
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ENTRADAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto
.2 Información sobre el Desempeño del Trabajo
.3 Solicitudes de Cambio
.4 Factores Ambientales de la Empresa
.5 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
.2 Reuniones de Control de Cambios
SALIDAS
.1 Actualizaciones al Estado de las Solicitudes de Cambio
.2 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
* Cerrar Proyecto o Fase
Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre del proyecto, el director del proyecto revisará toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos. Puesto que el alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección del proyecto, el director del proyecto revisará este documento para cerciorarse de su culminación antes de considerar que el proyecto está cerrado. El proceso Cerrar Proyecto o Fase también establece los procedimientos de análisis y documentación de las razones de las acciones emprendidas en caso de que un proyecto se dé por terminado antes de su culminación.
Esto incluye todas las actividades necesarias para el cierre administrativo del proyecto o fase, incluyendo metodologías paso a paso relativas a:
- las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminación o salida de la fase o del proyecto.
- las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase o a la producción y/u operaciones.
- las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el éxito o fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto para su uso futuro por parte de la organización.
El Gráfico 7 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas de este proceso.
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| Gráfico 7. Cerrar Proyecto o Fase: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas |
ENTRADAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto.2 Entregables Aceptados
.3 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
El juicio de expertos se aplica cuando se realizan las actividades de cierre administrativo. Estos expertos aseguran que el cierre del proyecto o fase se realice de acuerdo con las normas apropiadas.
SALIDAS
.1 Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización que pueden actualizarse como resultado del proceso Cerrar Proyecto o Fase incluyen, entre otros:
- Los archivos del proyecto.
- Los documentos de cierre del proyecto o fase- La información histórica.
La gestión de la integración del proyecto también abarca las actividades necesarias para gestionar los documentos del proyecto, para asegurar la coherencia con el plan para la dirección del proyecto y los entregables del producto.
La mayoría de los profesionales con experiencia en la dirección de proyectos saben que no existe una única forma de dirigir los proyectos. Aplican sus conocimientos, sus habilidades, e implementan los procesos necesarios de dirección de proyectos en un orden diferente y según niveles de rigor variables para lograr el desempeño esperado del proyecto. Sin embargo, la percepción de que un determinado proceso no es necesario no significa que no deba ser considerado. El director del proyecto y su equipo deben abordar cada proceso para determinar el nivel de implementación de cada uno de ellos para cada proyecto. Si un proyecto consta de más de una fase, debe aplicarse el mismo nivel de rigor a los procesos que integran cada fase del proyecto.
Es posible comprender la naturaleza integradora de los proyectos y de la dirección de proyectos si se consideran los otros tipos de actividades realizadas durante su ejecución. Los siguientes son algunos ejemplos de las actividades llevadas a cabo por el equipo de dirección del proyecto:
- Analizar y comprender el alcance. Esto abarca los requisitos del proyecto y del producto, criterios, supuestos, restricciones y otras influencias relativas a un proyecto y el modo en que ellas se gestionarán o abordarán dentro del proyecto.
- Entender de qué manera utilizar la información identificada y transformarla luego en un plan para la dirección del proyecto con un enfoque estructurado, como se describe en la Guía del PMBOK®.
Realizar actividades para producir los entregables del proyecto.
Medir y monitorear todos los aspectos del avance del proyecto y realizar las acciones apropiadas para cumplir con los objetivos del mismo.
Los vínculos entre los procesos de los grupos de procesos del proyecto son frecuentemente iterados. El Grupo del Proceso de Planificación proporciona al Grupo del Proceso de Ejecución un plan documentado para la dirección del proyecto en una de las etapas iniciales del proyecto; luego provee actualizaciones al plan en cuestión en el caso de que se produzcan cambios conforme avanza el proyecto.
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