Gestión de las Adquisiciones del Poyecto



La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), así como la administración de las obligaciones contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.
El Gráfico 1 presenta una descripción general de los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, a saber:

Gráfico 1. Descripción General de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto








                                                  * Planificar las Adquisiciones


Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.


Identifica qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera, o deben satisfacerse, mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto.
Este proceso implica determinar si es preciso obtener apoyo externo y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera, en qué cantidad y cuándo hacerlo. Cuando el proyecto obtiene productos, servicios y resultados necesarios para el desempeño del proyecto fuera de la organización ejecutante, se ejecutan los procesos desde Planificar las Adquisiciones hasta Cerrar las Adquisiciones para cada elemento que se va a adquirir.
El proceso Planificar las Adquisiciones también incluye la consideración de posibles vendedores, en particular si el comprador desea ejercer algún tipo de influencia o control sobre las decisiones de compra. También se deberá considerar quién es el responsable de obtener o ser titular de permisos y licencias profesionales relevantes que puedan ser exigidos por la legislación, alguna regulación o política de la organización para ejecutar el proyecto.
Los requisitos del cronograma del proyecto pueden influir considerablemente en la estrategia durante el proceso Planificar las Adquisiciones. Las decisiones tomadas durante el desarrollo del plan de gestión de las adquisiciones también pueden influir en el cronograma del proyecto y están integradas con los procesos Desarrollar el Cronograma , Estimar los Recursos de las Actividades, y la decisiones de hacer o comprar.
El proceso Planificar las Adquisiciones incluye la consideración de los riesgos derivados de cada decisión de hacer o comprar. Incluye asimismo la revisión del tipo de contrato que se planea utilizar para la mitigación de riesgos, y a veces transferir los riesgos al vendedor.


Gráfico 2. Planificar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas


ENTRADAS
.1 Línea Base del Alcance
.2 Documentación de Requisitos
.3 Acuerdos para Trabajar en Equipo

.4 Registro de Riesgos
.5 Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos
.6 Requisitos de Recursos de la Actividad
.7 Cronograma del Proyecto
.8 Estimaciones de Costos de las Actividades
.9 Línea Base del Desempeño de Costos
.10 Factores Ambientales de la Empresa
.11 Activos de los Procesos de la Organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Análisis de Hacer o Comprar
.2 Juicio de Expertos
.3 Tipos de Contrato
    (contratos de precio fijo, contratos de precio fijo cerrado, contratos de precio fijo más honorarios con incentivos, contratos de precio fijo con ajuste económico de precio, contratos de costos reembolsables contrato por tiempo y materiales, etc).

SALIDAS
.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones

.2 Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición
.3 Decisiones de Hacer o Comprar
.4 Documentos de la Adquisición
.5 Criterios de Selección de Proveedores
.6 Solicitudes de Cambio
 

 




 



                                                * Efectuar las Adquisiciones

 

Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. En este proceso, el equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables como tales.


 
En el caso de adquisiciones importantes, es posible reiterar el proceso general de solicitar respuestas de vendedores y evaluar dichas respuestas. Se puede elaborar una lista restringida de vendedores calificados basándose en una propuesta preliminar. Puede realizarse entonces una evaluación más detallada, fundada en un documento de requisitos más específico e integral, solicitado a los vendedores que integran la lista restringida. Además, las herramientas y técnicas aquí descritas pueden utilizarse solas o combinadas para seleccionar vendedores. Por ejemplo, se puede utilizar un sistema de ponderación para:
     - seleccionar un único vendedor al que se solicitará la firma de un contrato estándar.
     - establecer una secuencia de negociación mediante la clasificación de todas las propuestas según  puntajes de evaluación asignados a cada una.

Gráfico 3. Efectuar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas


ENTRADAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto
.2 Documentos de la Adquisición
.3 Criterios de Selección de Proveedores
.4 Lista de Vendedores Calificados
.5 Propuestas de los Vendedores
.6 Documentos del Proyecto
    (El registro de riesgos, los acuerdos contractuales relacionados con los riesgos).
.7 Decisiones de Hacer o Comprar
.8 Acuerdos para Trabajar en Equipo
.9 Activos de los Procesos de la Organización
 
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Conferencias de Oferentes
.2 Técnicas de Evaluación de Propuestas
.3 Estimaciones Independientes
.4 Juicio de Expertos
.5 Publicidad
.6 Búsqueda en Internet
.7 Negociación de Adquisiciones

SALIDAS
.1 Vendedores Seleccionados
.2 Adjudicación del Contrato de Adquisición
.3 Calendarios de Recursos
.4 Solicitudes de Cambio
.5 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
.6 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
 





                                                  * Administrar las Adquisiciones


Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos, y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato de adquisición con finalidades similares. Cada uno debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren protegidos. El proceso Administrar las Adquisiciones garantiza que el desempeño del vendedor satisfaga los requisitos de adquisición y que el comprador actúe de conformidad con los términos del contrato legal. Debido a la naturaleza legal de la relación contractual, resulta fundamental que el equipo de dirección del proyecto esté atento a las implicaciones legales de las medidas tomadas al administrar una adquisición. En proyectos mayores, con múltiples proveedores, un aspecto clave de la administración del contrato es la gestión de las interfaces entre los distintos proveedores.
 

Administrar las Adquisiciones también tiene un componente de gestión financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al vendedor. Esto asegura que se cumplan las condiciones de pago definidas en el contrato y que la compensación del vendedor se corresponda con su avance, según lo establecido en el contrato. Una de las consideraciones principales a tener en cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es que exista una estrecha relación entre los pagos efectuados y el trabajo realizado.
El proceso Administrar las Adquisiciones revisa y documenta de qué manera se está desempeñando o se ha desempeñado un vendedor basándose en el contrato y establece acciones correctivas cuando sean necesarias. Esta revisión del desempeño puede utilizarse para medir la competencia del vendedor para llevar adelante trabajos similares en futuros proyectos. También se llevan a cabo evaluaciones similares cuando se debe confirmar que un vendedor no está cumpliendo con sus obligaciones contractuales y cuando el comprador contempla adoptar acciones correctivas. Administrar las Adquisiciones incluye gestionar la finalización anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento) de conformidad con la cláusula de rescisión del contrato.
Los contratos pueden ser modificados por mutuo consentimiento en cualquier momento con anterioridad al cierre del contrato, de acuerdo con los términos del contrato relativos al control de cambios. Es posible que dichas modificaciones no siempre beneficien por igual al vendedor y al comprador.

Gráfico 4. Administrar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas



ENTRADAS
.1 Documentos de la Adquisición
.2 Plan para la Dirección del Proyecto
.3 Contrato
.4 Informes de Desempeño
.5 Solicitudes de Cambio Aprobadas
.6 Información sobre el Desempeño del Trabajo


HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Sistema de Control de Cambios del Contrato
.2 Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones
.3 Inspecciones y Auditorías
.4 Informes de Desempeño
.5 Sistemas de Pago
.6 Administración de Reclamaciones
.7 Sistema de Gestión de Registros

SALIDAS
.1 Documentación de la Adquisición
.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

.3 Solicitudes de Cambio
.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

 



 


                                                          * Cerrar las Adquisiciones



El proceso Cerrar las Adquisiciones también implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales y archivar dicha información para su uso en el futuro. Cerrar las Adquisiciones aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del mismo. En proyectos de fases múltiples, puede suceder que el plazo de vigencia de un contrato sea aplicable únicamente a una fase determinada del proyecto. En estos casos, el proceso Cerrar las Adquisiciones cierra las adquisiciones aplicables a dicha fase del proyecto. Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre. Los términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos para el cierre del contrato.
La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisición, que puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes o a la conveniencia del comprador, siempre que el contrato así lo prevea. Los derechos y responsabilidades de las partes en caso de finalización anticipada están incluidos en una cláusula de finalización del contrato. Según los términos y condiciones de la adquisición, el comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del proyecto, en cualquier momento, por justa causa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo con dichos términos y condiciones del contrato, es posible que el comprador tenga que compensar al vendedor por los preparativos de este último, y por los trabajos completados y aceptados relacionados con la parte del contrato rescindida.

Gráfico 5. Cerrar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas





 ENTRADAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto
.2 Documentación de la Adquisición

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Auditorías de la Adquisición
.2 Acuerdos Negociados
.3 Sistema de Gestión de Registros


SALIDAS
.1 Adquisiciones Cerradas
.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Entre los elementos de los activos de los procesos de la organización que pueden actualizarse, se encuentran:
     - El archivo de la adquisición
     - La aceptación de los entregables
     - La documentación sobre lecciones aprendidas


Estos procesos interactúan entre sí y con los procesos de las otras áreas de conocimiento.
Dependiendo de los requisitos del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de un grupo o persona. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases.


Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto implican contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor. Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación válida. El acuerdo puede ser simple o complejo, y puede reflejar la simplicidad o complejidad de los entregables y el esfuerzo requerido.
Un contrato de adquisición incluye términos y condiciones, y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto asegurar que todas las adquisiciones satisfacen las necesidades específicas del proyecto, a la vez que se respetan las políticas de la organización en materia de adquisiciones. Según el área de aplicación, los contratos también pueden denominarse acuerdos, convenios, subcontratos u órdenes de compra. La mayoría de las organizaciones cuentan con políticas y procedimientos documentados que definen específicamente las reglas de adquisición, así como quién está autorizado a firmar y administrar dichos acuerdos en nombre de la organización.
El equipo de dirección del proyecto puede buscar el respaldo temprano de especialistas en contratación, adquisiciones, derecho y asuntos técnicos. Dicha participación puede ser mandatoria según la política de cada organización.
Las diferentes actividades involucradas en los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto conforman el ciclo de vida de un contrato. Si se gestiona activamente el ciclo de vida del contrato y se redactan cuidadosamente los términos y condiciones de las adquisiciones, algunos riesgos identificables del proyecto pueden evitarse, mitigarse o transferirse a un vendedor. Celebrar un contrato por productos o servicios es un método de asignar la responsabilidad de gestionar o compartir posibles riesgos.



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