La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
La Gestión de los Costos del Proyecto debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la obtención de los costos. Los diversos interesados medirán los costos del proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes. Por ejemplo, el costo de adquisición de un artículo puede medirse cuando se toma la decisión o se hace el compromiso de adquirir el artículo en cuestión, cuando se realiza su pedido o se hace entrega del mismo, o cuando se incurre en el costo real o éste se registra a los fines de la contabilidad del proyecto.
La Gestión de los Costos del Proyecto trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. La Gestión de los Costos del Proyecto también debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del proyecto. Por ejemplo, limitar el número de revisiones de un diseño puede reducir el costo del proyecto, pero puede resultar en un incremento de los costos operativos del cliente.
En muchas organizaciones, la predicción y análisis del desempeño financiero probable del producto del proyecto se llevan a cabo fuera del proyecto. En otras, como un proyecto de obras de infraestructura, la Gestión de los Costos del Proyecto puede incluir este trabajo. Cuando tales proyecciones y análisis forman parte del proyecto, la Gestión de los Costos del Proyecto puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión, como el retorno de la inversión, el flujo de caja descontado y el análisis de la recuperación de la inversión.
El esfuerzo de planificación de la gestión del costo tiene lugar en las etapas iniciales de la planificación del proyecto y establece el marco de referencia para cada uno de los procesos de gestión de los costos, de modo que el desempeño de los procesos sea eficiente y coordinado.
El Gráfico 1 brinda una descripción general de los procesos de la gestión de los costos del proyecto, a saber:
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| Gráfico 1. Descripción General de la Gestión de los Costos del Proyecto |
* Estimar los Costos
Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. La estimación de costos es una predicción basada en la información disponible en un momento dado. Incluye la identificación y consideración de diversas alternativas de cómputo de costos para iniciar y completar el proyecto. Para lograr un costo óptimo para el proyecto, deben tomarse en cuenta las concesiones entre costos y riesgos, tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de recursos.
Por lo general, la estimación de costos se expresa en unidades monetarias (dólar, euro, yen, etc.), aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades de medida, como las horas o los días de trabajo del personal para facilitar las comparaciones, eliminando el efecto de las fluctuaciones de las divisas.
La estimación de costos debe refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los detalles adicionales a medida que éstos se hacen disponibles. La exactitud de la estimación del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida.
Las fuentes de información de entrada derivan de las salidas de los procesos del proyecto en otras áreas del conocimiento. Una vez recibida, toda esta información permanecerá disponible como entradas para los tres procesos de Gestión de los Costos del Proyecto.
Los costos se estiman para todos los recursos que se asignarán al proyecto. Esto incluye, entre otros, el trabajo, los materiales, el equipo, los servicios y las instalaciones, así como categorías especiales tales como una asignación por inflación o un costo por contingencia. Una estimación de costos es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad.
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| Gráfico 2. Estimar los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas |
ENTRADAS
.1 Línea Base del Alcance (enunciado del alcance, estructura de desglose del trabajo(EDT), diccionario de la EDT)
.2 Cronograma del Proyecto
.3 Planificación de los Recursos Humanos
.4 Registro de Riesgos
.5 Factores Ambientales de la Empresa
.6 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
.2 Estimación Análoga
.3 Estimación Paramétrica
.4 Estimación Ascendente
.5 Estimación por Tres Valores
.6 Análisis de Reserva
.7 Costo de la Calidad
.8 Software de estimación de costos para la dirección de proyectos
.9 Análisis de Propuestas para Licitaciones
SALIDAS
.1 Estimaciones de Costos de las Actividades
.2 Base de los Estimados
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
* Determinar el Presupuesto
Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. El desempeño de los costos del proyecto se medirá con respecto al presupuesto autorizado.
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| Gráfico 3. Determinar el Presupuesto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas |
ENTRADAS
.1 Estimaciones de Costos de las Actividades
.2 Base de las Estimaciones
.3 Línea Base del Alcance
- Enunciado del alcance.
- Estructura de desglose del trabajo.
- Diccionario de la EDT
.4 Cronograma del Proyecto
.5 Calendarios de Recursos
.6 Contratos
.7 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Suma de Costos
.2 Análisis de Reserva
.3 Juicio de Expertos
.4 Relaciones Históricas
.5 Conciliación del Límite del Financiamiento
SALIDAS
.1 Línea Base del Desempeño de Costos
.2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen:
- los estimados de costos
- el cronograma del proyecto
- el cronograma del proyecto
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| Gráfico 4. Línea Base de Costo, Gastos y Requisitos de Financiamiento |
* Controlar los Costos
El control de costos del proyecto incluye:
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| Gráfico 4. Controlar los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas |
ENTRADAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto
.2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto
.3 Información sobre el Desempeño del Trabajo
.4 Activos de los Procesos de la Organización
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Gestión del Valor Ganado
.2 Proyecciones
.3 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)
.4 Revisiones del Desempeño
.5 Análisis de Variación
.6 Software de Gestión de Proyectos
SALIDAS
.1 Mediciones del Desempeño del Trabajo
.2 Proyecciones del Presupuesto
.3 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
.4 Solicitudes de Cambio
.5 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Entre los elementos del plan para la dirección del proyecto que pueden actualizarse, se encuentran:
- Linea base del desempeño de costos.- Plan de gestión de costos.
.6 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
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| Gráfico 5. Valor Ganado, Valor Planificado y Costos Reales |
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| Gráfico 6. Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI) |
Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases.
En algunos proyectos, especialmente en aquéllos de alcance más pequeño, la estimación de costos y la preparación del presupuesto de costos están tan estrechamente ligadas que se consideran un solo proceso, que puede realizar una sola persona en un periodo de tiempo relativamente corto. Estos procesos se presentan aquí como procesos distintos, porque las herramientas y técnicas requeridas para cada uno de ellos son diferentes.
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