Gestión del Alcance del Proyecto

 

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. El Gráfico 1 brinda una descripción general de los procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto, a saber:

Gráfico 1. Gestión del Alcance del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

* Recopilar Requisitos

Es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Estos requisitos deben recabarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto. Recopilar Requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT. La planificación del costo, del cronograma y de la calidad se efectúa en función de ellos. El desarrollo de los requisitos comienza con un análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados .

El Gráfico 2 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso Recopilar Requisitos.


Gráfico 2. Recopilar Requisitos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

ENTRADAS
.1 Acta de Constitución del Proyecto
.2 Registro de Interesados

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Entrevistas
.2 Grupos de Opinión
.3 Talleres Facilitados
.4 Técnicas Grupales de Creatividad
    (tormenta de ideas, técnicas de grupo nominal, la técnica Dolphi,Mapa conceptual/mental, diagrama de afinidad).
.5 Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
 .6 Cuestionarios y Encuestas
.7 Observaciones
.8 Prototipos

SALIDAS
.1 Documentación de Requisitos
.2 Plan de Gestión de Requisitos
.3 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

* Definir el Alcance

Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto. Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recabando mayor información acerca del proyecto. Se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificar que estén completos; según sea necesario, se irán agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones. El Gráfico 3 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso Definir el Alcance.

Gráfico 3. Definir el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

 ENTRADAS
.1 Acta de Constitución del Proyecto
.2 Documentación de Requisitos
.3 Activos de los Procesos de la Organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Juicio de Expertos
.2 Análisis del Producto
.3 Identificación de Alternativas
.4 Talleres Facilitados

SALIDAS
.1 Declaración del Alcance del Proyecto
.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
 

  

                                                                

                                                                 * Crear la EDT

Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la declaración del alcance del proyecto aprobada y vigente.

El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT, denominados paquetes de trabajo. Un paquete de trabajo puede ser programado, monitoreado, controlado, y su costo puede ser estimado. En el contexto de la EDT, trabajo se refiere a los productos o entregables del proyecto, que son el resultado del esfuerzo realizado, y no el esfuerzo en sí mismo. El Gráfico 4 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso Crear la EDT.

Gráfico 4. Crear la EDT: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

 ENTRADAS
.1 Declaración del Alcance del Proyecto
.2 Documentación de Requisitos
.3 Activos de los Procesos de la Organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Descomposición
    

La descomposición es la subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más manejables, hasta que el trabajo y los entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. El nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo en la EDT, y es aquél en el que el costo y la duración de las actividades del trabajo pueden estimarse y gestionarse de manera más confiable.

 

 

SALIDAS

.1 EDT
.2 Diccionario de la EDT
.3 Línea Base del Alcance
.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

   


Gráfico 5. Ejemplo de una Estructura de Desglose del Trabajo con Algunas Ramas Desglosadas hasta el Nivel de los Paquetes de Trabajo



Gráfico 6. Ejemplo de una Estructura de Desglose del Trabajo Organizada por Fases



Gráfico 7. Ejemplo de una Estructura de Desglose de Trabajo Basada en los Entregables Principales

                                                            

                                                              * Verificar el Alcance

Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado. Verificar el alcance incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal. La verificación del alcance difiere del control de calidad en que mientras la primera corresponde principalmente a la aceptación de los entregables, el segundo se refiere sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los entregables. Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificación del alcance, pero ambos procesos pueden efectuarse en paralelo. El Gráfico 8 muestra las entradas, las herramientas y las técnicas, y las salidas asociadas.

Gráfico 8. Verificar el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

 ENTRADAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto
.2 Documentación de Requisitos
.3 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
.4 Entregables Validados

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Inspección

SALIDAS
.1 Entregables Aceptados.2 Solicitudes de Cambio
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
 

                                                                * Controlar el Alcance

Es el proceso que consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en gestionar cambios a la línea base del alcance.El control del alcance del proyecto también se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a los otros procesos de control. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción del alcance del proyecto. Los cambios son inevitables, por lo que se impone algún tipo de proceso de control de cambios. El Gráfico 9 muestra las entradas, las herramientas y las técnicas, y las salidas asociadas

 

Gráfico 9. Controlar el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

ENTRADAS
.1 Plan para la Dirección del Proyecto
.2 Información sobre el Desempeño del Trabajo
.3 Documentación de Requisitos
.4 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
.5 Activos de los Procesos de la Organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
.1 Análisis de Variación

SALIDAS
.1 Mediciones del Desempeño del Trabajo.
2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
.3 Solicitudes de Cambio
.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


Estos procesos interactúan entre sí y con los procesos de las otras áreas de conocimiento.

Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aquí como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica se superponen e interactúan de formas que no se detallan aquí.

En el contexto del proyecto, el término alcance puede referirse a:

     - Alcance del producto. Las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.

     - Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

Los procesos usados para gestionar el alcance del proyecto, así como las herramientas y técnicas asociadas, varían según el área de aplicación y normalmente se definen como parte del ciclo de vida del proyecto. La Declaración del Alcance del Proyecto detallada y aprobada, y su EDT asociada junto con el diccionario de la EDT, constituyen la línea base del alcance del proyecto. Esta línea base del alcance se monitorea, se verifica y se controla durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Aunque no se presenta aquí como un proceso diferenciado, el trabajo implicado en la ejecución de los cinco procesos de gestión del alcance del proyecto está precedido por un esfuerzo de planificación por parte del equipo de dirección del proyecto. Este esfuerzo de planificación forma parte del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto cuyo resultado es un plan para la Gestión del Alcance del Proyecto, que proporciona una guía acerca de cómo se definirá, documentará, verificará, gestionará ycontrolará el alcance del proyecto. Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan para la gestión del alcance del proyecto puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.